Online-Meetings erfolgreich gestalten – so geht’s

Pandemie, Home-Office, weniger durch die Weltgeschichte fahren. Wenn uns die letzten Jahre eines zusammengeschweißt hat, dann sind es Online-Meetings. Dabei muss es nicht immer heißen, dass diese Form des Kontakts auch immer effizienter ist. Jeder kennt diese Situation: Sie sitzen schon seit einer Stunde in einem Online-Meeting, das in seinem Kern auch einfach eine E-Mail hätte sein können – was für eine Zeitverschwendung. Warum es aber dennoch sinnvoll ist, Online-Meetings abzuhalten und wie Sie Ihr nächstes erfolgreich gestalten können, darum soll es in diesem Artikel gehen.

Online-Meetings haben stark zugenommen

Die Zahlen belegen es: in deutschen Unternehmen war die Pandemie ein entscheidender Beschleuniger in Sachen Home-Office und auch Online-Meetings. So hat sich die Zahl der Unternehmen, die 2020 stärker in Richtung online Präsenz der Mitarbeiter*innen verschoben hat, sprunghaft um ein Drittel nach oben bewegt¹.

Besonders deutlich hat sich die Pandemie auf die Form der Meetings ausgewirkt, so dieselbe Untersuchung des Statistischen Bundesamtes.

• 31% mehr Online-Meetings bei Unternehmen unter 250 Mitarbeiter*innen in 2020 als im Jahr davor, bei Unternehmen über 250 Beschäftigten stieg die Zahl der Online-Meetings sogar um 94%
• 20% mehr Remote Arbeitende in kleinen Unternehmen, 82% in großen Unternehmen
• Das New Work Konzept ist auch bei uns angekommen

Doch die reinen Zahlen sind noch kein Garant dafür, dass wir jetzt nur noch in guten, unterhaltsamen und informativen, sprich erfolgreichen, Online-Meetings sitzen. Ganz im Gegenteil. Doch das muss nicht sein, denn Online-Meetings können durchaus äußerst erfolgreich gestaltet sein.

So werden Ihre Online-Meetings erfolgreich

Natürlich ist es schwer, Ihnen hier eine klare Anleitung für ein absolut erfolgreiches Online-Meeting an die Hand zu geben – schließlich ist auch ein Online-Meeting immer noch ein Zusammentreffen der unterschiedlichsten Menschen. Der Erfolg so eines Treffens hängt stark von denen ab, die daran teilnehmen. Dennoch haben Sie es in der Hand, ob Ihre Team-Kollegen nach dem Meeting inspiriert auf beenden klicken oder das Gefühl haben, Zeit verloren zu haben. Stress im Arbeitsalltag ist also vorprogrammiert, wenn Online-Meetings aus dem Ruder laufen. In unserer Weiterbildung zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement erfahren Sie alles Rund um die Gesundheit von Mitarbeiter*innen in Unternehmen und welche kleinen und großen Stellschrauben Sie noch drehen können. Zunächst aber unsere Tipps für erfolgreichere Online-Meetings:

Online-Meetings – Erfolg hängt von den Teilnehmern ab!

Lohnt sich das Meeting?

Zu einem erfolgreichen Online-Meeting gehört es zu allererst, dass sich dieses Thema auch für ein reales Meeting lohnt. Analysieren Sie daher genau, ob das Meeting notwendig ist.

Zu häufige Online-Meetings sind weniger erfolgreich, da sie viel zu oft durch kurze Mails oder einen schnellen Anruf geklärt werden können. Die Produktivität bei solchen sinnlosen Online-Meetings sinkt immer weiter: Bei Mitarbeiter*innen können zu viele Online-Meetings schnell zur Ermüdung und auch Ablehnung führen – und sind wir mal ganz ehrlich, es arbeitet sich einfach flüssiger, ohne ständige Video-Konferenz-Unterbrechungen.

Bringen Sie alle auf einen Stand

Grenzen Sie die angesprochenen Themen klar ein und kommunizieren Sie an alle Teilnehmenden, worum es konkret geht. Wenn Sie bereits vor dem Termin klar machen, wie das Online-Meeting abläuft, wie lange es dauern wird, welche Themen besprochen werden sollen und was der Grund für da Meeting ist, dann wissen alle Beteiligten direkt Bescheid. Damit geben Sie allen ein Gefühl von Sicherheit – etwas, das sich unser Gehirn unterschwellig immer wünscht. Andernfalls verfallen alle direkt in Stress.

Dabei helfen Ihnen diese Fragen:

• Was passiert im Meeting?
• Warum geht es?
• Wie sieht der Ablauf aus?
• Wie können sich die Teilnehmer*innen vorbereiten?

Kleine vs. große Online-Meetings – was ist erfolgreicher?

Stellen Sie sich vor, Sie nehmen an einer großen Offline-Konferenz teil. Wie ist die Stimmung? Wie sind die Gespräche? Welche Ergebnisse sollen erzielt werden? Mit Sicherheit haben Sie jetzt diese Antworten im Kopf: Stimmung gut, Gespräche finden nur nach und zwischen den Vorträgen statt, die Ergebnisse bleiben eher bedeckt. Genau dasselbe gilt für Online-Meetings: Wenn Sie ein erfolgreiches Meeting haben möchten, in dem es um konkrete Ergebnisse geht, dann halten Sie die Gruppe kleiner.

Sessions mit vielen Teilnehmer*innen schlucken entweder viel zu viel Zeit durch langwierige Diskussionen oder lassen nicht alle zu Wort kommen, die wirklich eine gute Idee haben. Diese geht dann verloren. Planen Sie daher eher kleinere Meetings, bei denen Sie die Erfolge messen können und zu Ergebnissen kommen.

Erfolgreiches Meeting – halten Sie die Gruppe klein!

Weniger ist mehr – auch bei Ihrer Präsentation

Eine schier endlose PowerPoint-Präsentation ist ein sicherer Garant für schnelles Abschalten, glauben Sie uns. Das haben Sie selbst an sich bestimmt schonmal gemerkt – ab der 10. Folie steigt die Unaufmerksamkeit signifikant an. Wenn Sie ein erfolgreiches und rundum gelungenes Online-Meeting veranstalten wollen, dann halten Sie Ihre Präsentation kurz und prägnant – oder lassen Sie sie im Zweifelsfall ganz weg. Überlegen Sie vorab: Welchen Nutzen hat eine Präsentation für die Zuhörer? Geht das vielleicht besser auch ohne PowerPoint, vielleicht einfach auf einem virtuellen White Board? Oder ganz ohne alles? Und wenn ohne alles, dann aber bitte mit einer klaren Moderation, die strukturiert durch das Thema führt.

Quelle¹: destatis.de