13. Dezember 2023

Effizienter Arbeiten ohne auszubrennen: 5 Tipps

Arbeitsalltag effizienter organisieren

Vielleicht kennen Sie das: Sie haben im Büro schon gar keinen Platz mehr auf den Schreibtisch, weil sich die Aufgaben in Form von Stapeln auf dem Tisch verteilen. Ihr E-Mail-Postfach quillt schon über und ständig kommen neue E-Mails rein. Sie möchten schon gar nicht mehr ans Telefon gehen, da sonst noch eine Aufgabe reinkommt, die Sie in der kurzen Zeit gar nicht schaffen können. Was sich wie der absolute Büro-Horror anhört, ist heute viel zu oft der Regelfall. Die geistige und auch die körperliche Gesundheit leidet darunter, von Optimierung des Arbeitsalltags gar nicht erst zu sprechen. Um das von Anfang an zu vermeiden, hilft es bestimmte Techniken anzuwenden. Wie kann ich effizienter arbeiten ohne komplett auszubrennen? Wir verraten Ihnen fünf Tipps, wie Sie mit großer Arbeitsbelastung, workload, umgehen können.

Deutschland steht unter Stress

Die aktuelle Stressstudie „Entspann dich, Deutschland!“ der Techniker Krankenkasse von 2021 zeigt1: Jede/r vierte Arbeitnehmer*in ist heute häufig gestresst. Und der Stress macht nicht an der Bürotür halt; so begleitet uns der Druck durch alle Lebensbereiche. Die Gründe für diese Belastung sehen die Expert*innen vor allem in:

  • Arbeitsleben
  • Fehlgeleiteten Selbstansprüchen
  • Angst um Angehörige

Die Folgen liegen klar auf der Hand: Unter den häufig gestressten leiden 80 Prozent der Befragten unter Erschöpfung, 52 Prozent unter Schlafstörungen, 40 Prozent unter Kopfschmerzen und Migräne und unter Niedergeschlagenheit oder Depressionen rund 34 Prozent. Um diesen körperlichen und geistigen Folgen von Stress entgegenzuwirken, kann es helfen effizienter zu arbeiten, seine eigene Gesundheit zu fördern und dabei dennoch seine eigenen Grenzen zu kennen.

Stress - körperliche und geistige Folgen

Stress – körperliche und geistige Folgen

5 Tipps um den Arbeitsalltag effizienter zu organisieren

Bevor wir zu den Tipps kommen, sollen Sie noch etwas wissen: Effizienter arbeiten, das bedeutet nicht automatisch noch mehr zu schaffen. Effizient arbeiten heißt, die Zeit, die Ihnen an einem Arbeitstag zur Verfügung steht, sinnvoll einzuteilen. Also das zu tun, was wirklich wichtig ist, ohne dabei Ihre Gesundheit aufs Spiel zu setzen. Es geht um sanfte Selbstoptimierung.

Heute tun auch Unternehmen etwas dafür, Ihren Mitarbeiter*innen den Arbeitsalltag zu erleichtern und bessere Arbeitsbedingungen zu schaffen. Mit einer Ausbildung zur Fachkraft für betriebliches Gesundheitsmanagement können Sie Unternehmen dabei helfen, Maßnahmen für effizienteres Arbeiten ohne weiteren Stress für Angestellte umzusetzen. Dieses Berufsfeld wird in den letzten Jahren immer wichtiger. Egal ob im Team oder als Einzelkämpfer*in, Sie selbst können jedoch auch einiges tun, um Ihren Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.

Unternehmen helfen bei Maßnahmen für effizienteres Arbeiten

Unternehmen helfen bei Maßnahmen für effizienteres Arbeiten

1. Zeitplan statt To Do Liste

Beim effizienteren Arbeiten ist das passende Zeitmanagement der Schlüssel. Jede Aufgabe, egal ob Schriftverkehr, Meeting oder was sonst so ansteht, bekommt ein Zeitfenster, in dem Sie diese Aufgabe bearbeiten. Ähnlich der Pomodoro Methode, die ebenfalls eine praktische Lernmethode ist. Dadurch sind Ihre Aufgaben nicht mehr nur ein Bulletpoint auf einer Todo Liste, sondern in den Arbeitstag zeitlich integriert. Vergessen Sie keinesfalls, auch Pausen mit einzuplanen, denn die sind wichtig, um Ihre Leistungsfähigkeit zwischendurch wiederherzustellen.

Unser Tipp: Mit der Zeit werden Sie feststellen, dass es Tageszeiten gibt, in denen Sie effizienter arbeiten. Nutzen Sie genau diese Zeiten für die richtig wichtigen Dinge.

2. Vergeben Sie Prioritäten um effizienter zu arbeiten

Wissen Sie, welche Aufgabe die wichtigste mit der höchsten Priorität ist? Wenn nicht, dann sollten Sie sich darüber Gedanken machen. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit, zeitlicher Relevanz und dem Volumen. Mit dem ABC-Schema beispielsweise erfassen Sie so auf einen Blick alles das, was dringend abgearbeitet werden muss und arbeiten automatisch effizienter.

3. Schaffen Sie sich selbst Routinen

Routinen geben unserem Leben Struktur und sorgen dafür, dass wir effizienter arbeiten können. Wenn Sie beispielsweise genau wissen, wann die nächste Pause ansteht oder wann Sie sich einer anderen Aufgabe widmen müssen, dann können Sie sich viel besser auf die aktuelle Hürde konzentrieren. Beispielsweise können Sie sich angewöhnen, in Intervallen von 90 Minuten zu arbeiten und danach eine feste Pause zu genießen. Auch eine feste Zeit für die Mittagspause kann hier helfen.

Stress - passendes Zeitmanagement ist der Schlüssel!

Stress – passendes Zeitmanagement ist der Schlüssel!

4. Finden Sie Ihren Flow um effizienter zu arbeiten

Der Psychologe Mihály Csíkszentmihályi hat herausgearbeitet, dass die Zufriedenheit im Arbeitsleben einen großen Einfluss auf effektiveres und erfüllteres Arbeiten hat. Seine Untersuchungen belegen, dass wenn wir im perfekten Gleichgewicht zwischen Herausforderung, Qualifikation (weder Über- noch Unterforderung) und den eigenen Kompetenzen arbeiten, wir deutlich effizienter sind. Proband*innen beschrieben den Zustand als „Flow Channel“. Agile Choaching Methoden sollen genau das in Unternehmen heute für alle Mitarbeiter*innen erreichen.

5. Klare Kommunikation

Wie oft entsteht Stress am Arbeitsplatz durch fehlgeleitete oder missverständliche Kommunikation? In den meisten Fällen werden wir durch mangelnde Informationen vom effizienten Arbeiten abgehalten. Daher ist es wichtig für ein nachhaltigeres Zusammenarbeiten relevante Informationen ohne Missverständnisse zu kommunizieren. Bei campus naturalis haben Sie die Chance, in unserem Seminar Train the Trainer genau diese Fertigkeiten zu entwickeln oder noch klarer zu schärfen. Wer von Anfang an klar und deutlich kommuniziert, muss mit weniger Nachfragen rechnen und kann so Aufgaben effizienter erledigen.

Quelle1: tk.de

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